Ülkemizde son yıllarda çokça duymaya başladığımız ama bir türlü dilimizde tam karşılığını bulamamış bir terim var: "outsourcing". Dış kaynak kullanımı olarak Türkçe'de yer bulmaya çalışan, bir anlamda "hizmet alımı" olarak da ifade edilen bu uygulama, şirketler için her geçen gün daha önemli ve gittikçe vazgeçilmez oluyor. Peki, diğer faydalarının yanında, şirketlerin gerçek maliyetlerini düşürmek gibi çok önemli bir misyonu da olan bu hizmet alımları karşılığında ödenen ücretler, gerçekten alınan servisin karşılığı mı? Başka bir deyişle, aldığımız hizmetin gerçek değeri ne?

İşte bu noktada, hizmet alımlarının fiyatlandırılmasında, ne yazık ki, farkındalığın olması gerektiğinden daha düşük olduğunu görüyoruz. Hizmet alan firmalar hangi noktalara dikkat etmeli? Alınan hizmetin değerlendirilmesinde neler esas alınmalı? Yapılan yanlışlardan nasıl dönülmeli? Bu ve benzeri pek çok sorunun cevabını, hizmet alan değil, hizmet veren bir şirketin yetkilisine, DATASSIST Bordro Hizmetleri'nin Genel Müdürü Ayşe N. Uça'ya sorduk.

Datassist, bordro hizmetleri kapsamındaki servisleri yaklaşık 10 yıldır başarıyla sunuyor. Konusunda uzman bir firma olarak kabul görmüş DATASSIST'in Genel Müdürü ve Kurucusu olarak Ayşe N. Uça, hizmet alan şirketlere, "Aman Dikkat!" dedirten önerilerde bulundu.

Outsourcing'e karar verilmesi veya outsourcing firmasının seçimi nasıl oluyor?

Karar ne yazık ki (!), finans ve mali işler departmanları tarafından veriliyor.

Hizmet alımlarında, fiyat en önemli kriter olarak görülüyor. Oysa outsourcing'in gerçek değeri başka bir noktada…

Outsourcing gerek kaynak, gerek yetenek yönünden, gücümüzü artıracak bir kaldıraç olması açısından önemlidir. Outsourcing'le amacımız, bir başkasının temel operasyonu ve yeteneği olan bir konudan her iki tarafın da kazanacağı bir ortaklık üretmektir. Eğer yalnızca fiyata odaklanırsanız, olanakları sınırlarsınız. Hizmet veren kuruluş yeterince bilgili ve yetenekli ise, zaten size iyi fiyat önerecektir.

Kısa vadeli düşünmek, sonunda organizasyona daha pahalıya mal olabilir. Sadece satın alma prensiplerine bağlı bir karar olmayıp, hizmet verenle ne tür bir ilişki olacağı konusuna odaklanmalıdır.

Daima, daha ucuz çalışan hizmet sağlayıcılar olacaktır. Mesele, daha iyi olup olmadıklarıdır.

Hizmet alımında maliyete odaklanmak pahalıya mal olabilir

Türkiye'de hizmet alımı, bir başka deyişle outsourcing, doğru uygulanıyor mu?

Türkiye'de hizmet alan kuruluşlar, almak istedikleri hizmeti tanımlayamıyorlar. Yani, aslında, geçmişte şirket bünyesinde yapılan bir işin tanımı ve maliyeti doğru belirlenmediğinden, böyle bir hizmetin dışarıdan alınması halinde, büyük bir keşmekeş ve yanlış anlaşılmalar yaşanıyor.

Yanlış fiyatlandırma politikaları sonucu hizmet alan bu hizmeti dışarıdan almaktan vazgeçip, şirket içine dönüyor. Sonunda da Türkiye'de 'bizde hizmet sektörü gelişmemiş' gibi serzenişlerde bulunuyoruz.

Peki doğru fiyat nasıl bulunacak?

Çoğu üründe ve hizmette fiyatı pazar belirler.

Çoğunlukla, fiyatlama maliyet bazlı olmaz, rekabet bazlı olur. Her sektörde fiyatları, pazar şartları belirler. Tabii ki, piyasa oturmuş bir piyasa ise…

Çok farklı konularda outsourcing hizmeti verilmesi ve özellikle ülkemizde henüz bu kavramın çok yeni olması nedeniyle böyle bir sektör fiyatı oluşmamıştır. Yine de, bir outsourcing hizmeti alımında ihale açılması halinde, ortaya az ya da çok bir pazar fiyatı çıkacaktır.

Doğru fiyat, talep ettiğiniz servisin kalitesi ile doğru orantılı olmalıdır. Şu da ayrı bir konu ki, eğer bir outsourcing ilişkisinde hizmet verenin kaynakları da riske atılıyorsa, o zaman fiyat daha yüksek olacaktır.

Outsourcing firması yalnızca zaman ve efor harcıyorsa, bu durumda fiyatlama maliyet bazlı olur.

Fiyatlandırmaya iki yönden bakmak lazım.

1- Hizmet veren açısından:

Outsourcing hizmeti veren bir kuruluşun fiyatını oluşturan şey, yalnızca maliyetler değildir.

Bu kontratla üzerine aldığı

• Riskler,
  
• Taahhütler,
  
• Sorumluluk limitleri,
  
• Operasyonu başlatmak için yapması gereken yatırım,
  
• Kontrattaki cezalar (eğer başarısızlıkları varsa)
  
• Talep edilen servis seviyesi (SSS)'dir.

Örneğin bir IT hizmeti alındığını varsayalım, eğer bilgisayar destek servisi hizmetine örnek verirsek, alıcı, bilgisayarlarının % 99.99 oranında çalışıyor olması garantisini istiyorsa, bu hizmet veren kuruluş tarafından çok büyük performans gerektirir. Bu durumda, hizmet veren, destek elemanlarının sayısını 2'ye katlamak zorunda kalabilir. Bu da, maliyette çok büyük bir artış demektir.

2- Hizmet alan açısından:

Hizmet alansanız, kendi açınızdan fiyatlandırma olgusuna şu şekillerde bakabilirsiniz:

• Fiyatı, diğer servis sağlayıcıların fiyatları ile karşılaştırabilirsiniz
  Burada diğer servis sağlayıcılar birbirine benzer servis verdiklerinden ve aynı değerdeki verileri karşılaştırdığınızdan emin olmak gerekir tabi ki…
  
• Fiyatı, diğer servis alanlarla karşılaştırabilirsiniz
  Yine, servisin aynı olmasına ve diğer servis alanın sizinle aynı tarzda olup olmadığına dikkat etmelisiniz.
  
• Fiyatı kendi operasyonlarınız ile karşılaştırabilirsiniz
  İşte burada hizmet almaya karar veren kuruluş, kendi maliyetlerini çok iyi bilmek zorundadır. Burada da şu soru sorulmalıdır: 'Aynı operasyon, şirket içinde kaça mal oluyor?'

Ama unutmayın, kendi maliyetlerinizi çok iyi biliyorsanız bir karşılaştırma yapabilirsiniz. Diğer taraftan, kendi maliyetinizin yanı sıra firmanızda yapılan operasyonun servis seviyesini de çok iyi bilmek zorundasınız. Yani, hangi servis seviyesine hangi maliyetle ulaşıyorsunuz? Bu iki unsuru çok iyi biliyorsanız, outsourcing fiyatını kontrol etmeniz son derece kolay.

Fiyat yapılandırması, fiyatın kendisinden daha önemlidir

Sonuçta, en azından şirket içinde yapılan operasyonun servis seviyesi korunmalı ve outsourcing şirketinin odaklandığı ve kendi uzmanlık alanı olduğu konuda şirket içindeki maliyetten daha düşük bir maliyet beklemelisiniz. Aslında çoğunlukla, bizler, şirket içerisindeki görünmeyen maliyetleri hesaplamakta zorluk çekiyoruz. Firmamızın faaliyet alanı olması açısından, bordro hizmeti outsourcing'i yaparken, hizmet alan kuruluşların kendi içlerinde bordro servisi operasyonunun maliyetini sadece o serviste çalışan kişilerle sınırlandırdıklarını görüyorum.

Oysa, örnek olması açısından yalnızca bir bordro servisi maliyeti şu unsurlardan oluşur:

• Bordro personeli maliyeti
  
• Muhasebe bölümü; bordro işlemleri için harcanan zaman/personel %'si
  
• IT bölümü; bordro destek ve bakım-onarım harcanan zaman/personel %'si
  
• İlgili bölümlerin şirkete toplam maliyeti
  
• İş yasası uygulamaları danışmanlık destek maliyeti
  
• IT donanım ilk yatırım maliyeti, amortisman payı
  
• IT yazılım ilk yatırım maliyeti, amortisman payı
  
• IT yazılım destek veya lisans maliyetleri

Eğer zaten bu işi çok maliyetli ve yanlış yoldan yaptığınızı düşünüyorsanız bu durumda benchmarking yapacaksınız, yani maliyeti sektörünüzdeki operasyonları konusunda başarılı firmalardan biri ile karşılaştıracaksınız.

Çok önemli bir noktayı ayrıca belirtmek istiyorum; Outsourcing'te, yani hizmet alımında 'fiyat yapılandırması, fiyatın kendisinden daha önemlidir'. Çünkü, çoğunlukla, insanlar firmadan ayrılır, geriye fiyatlandırma metodolojisi ve anlaşmalar, varsa servis seviyesi anlaşmaları kalır.