İş hayatında, herkesin üstlendiği görevler var, o görevin de bir adı. Ama tek başına adının olması yetmiyor, bunun bir de ortak tanımı gerekiyor. Gerekiyor, çünkü aksi taktirde uygulamalar ile beklentiler birbirini karşılamıyor. Bu noktada da ahenk bozuluyor. Halbuki organizasyonlar orkestra gibidir. Orkestrada çalınacak parçanın notaları da bellidir, parçayı çalacak enstrümanlar da, hangi enstrümanın parçanın neresinde hangi notayı basacağı da… Orkestranın bir parçası olmak söz konusuysa, herkes üzerine düşen görevi kendisinden beklenen şekilde ve zamanda ortaya koymalıdır. Aksi taktirde ahenk bozulur. İş hayatında da bu ahengi oluşturmak şart. Yoksa, ortaya çıkan sonucun, beklenen sonuçtan çok farklı olması içten bile değil. Bunun için de kimin, hangi noktada, ne şekilde olaya dahil olacağı ve bundan sonraki süreçte neler yapmasının beklendiği herkese bildirilmeli. Bunun için de görev tanımları oluşturulmalı. Ama bu tanımlar oluşturulurken de yaratıcılık engellenmemeli, çalışanın yapabilirlikleri artırmaya yönelik esneklikler göz ardı edilmemeli. En azından genelde kabul gören tez bu. Elbette pratikte bu tezin nasıl ve ne kadar uygulandığı tartışılır. Bu konuyu, konuğumuz Sezer Aksoy'a sorduk. Aksoy, Karum Danışmanlık ve Bilgi Hizmetleri'nin kurucusu.

Sezer Aksoy, çeşitli sektörlerde yönetim danışmanlığının yanı sıra, eğitim hizmetlerinin tasarlanması ve uygulanması, iş geliştirilmesi, satış, etkili iletişim, takım çalışması eğitim programlarının kurumların ihtiyaçları doğrultusunda geliştirilmesi ve uygulanması ile proje tasarımı ve yönetimi konularında çalışmalar yürütüyor. Bütün bu çalışmaları sırasında da şirketlerin yapılarını yakından tanıma, inceleme ve yorumlama imkanı buluyor.

Farklı sektörlerde, farklı büyüklükteki organizasyonlarda 'iş tanımları' ne şekilde uygulanıyor, bu uygulamalarda yaşanan aksaklıklar neler, iş tanımları gerçekte ne kadar önemli, bu konuda sınırlar ne olmalı tarzındaki sorularımızı, deneyimlerinde yola çıkarak cevapladı Sezer Aksoy.

İş tanımı konusunda iki yaklaşım var. Biri organizasyonun olmazsa olmazları arasında olduğu yönünde. Bir diğeri ise, iş tanımlarının yaratıcılığı yok ettiği, çalışanları bir çeşit kutulara koyduğu yönünde. Sizce iş tanımı uygulaması gerekli mi? Sizin bakış açınız nedir bu konuda?

İş tanımları konusuna geniş bir açıdan baktığımızda, birinci yaklaşımdan diğerine geçiş sürecinde, rekabet koşullarında ve iş yapma biçimlerindeki değişimlerin etkilerini görebiliriz.

İş tanımları olmazsa olmaz diyen yaklaşımın geçerli olduğu dönemde, bir işletmenin aynen bir makine gibi ele alınarak tüm parçalarının eksiksiz çalışması durumunda sonuç üretmesi bugünün koşullarına oranla çok daha mümkündü. Ürünler, hizmetler bu denli çeşitli ve birbirine benzer değildi. Müşteriler değil, ürünlerin yönetildiği bir yönetim yaklaşımı geçerliydi.

Oysa günümüzde, şirketler globalleşme stratejilerinin son hızla uygulandığı bir ortamda faaliyetlerini sürdürmek zorundalar. Kaliteyi, çok uygun maliyetlerle ve çok hızlı bir şekilde üretmek neredeyse varolabilmenin bir önkoşulu. Artık firmalar dinamik stratejiler uygulamak zorundalar ve iş tanımları da bu dinamizme ayak uydurmak durumunda, yani artık çalışanlar yetenek ve yetkinlikleri bazında gerekirse birden fazla alana giren işte çalışabiliyorlar.

İş tanımları gerekli ancak, keskin sınırların ortadan kalkması gerektiğini düşünüyorum.            

Yaklaşık 12 yıldır yönetim danışmanlığını sürdürüyorsunuz. Bu sürede çeşitli firmaların işleyişini yakından göslemleme olanağı buldunuz. Firmalar iş tanımı yapıyorlar mı öncelikle, yapıyorlarsa iş tanımlarının doğru ve etkili kullanımı söz konusu mu?

Danışmanlık verdiğimiz firmaların pek çoğunda görev tanımlarının yapılmadığını görüyoruz. İş tanımlarının yapılmasını bürokrasi olarak nitelendiren firmalar çoğunlukta veya gereğine pek fazla inanılmıyor. Bir sebeple iş tanımlarını yapmış firmalarda dahi bu tanımların uygulamaya yönelik olduğunu söylemek oldukça güç.

Doğru iş tanımı nasıl olmalı? Çok doğru ve olumlu iş tanımı uygulaması var mı? Türkiye'de çok iyi ve efektif kullanıma birkaç örnek verebilir misiniz?

Doğru iş tanımı, firmanın iş stratejilerini hayata geçirebilmesini sağlayacak, pazarlama ve üretim kapasitelerini geliştirerek operasyonel uygulamaları yapabilecek "İŞ"lerin ve bu "İŞ" lere uygun insan kaynağı profilinin tanımlanmasını gerektirir. Burada önemli ve öncelikli olan 'İŞ' in tanımlanmasıdır, elbette.  İlaç, otomotiv, perakendecilik sektörü gibi iş alanlarında  yapılan iş tanımlarının çok doğru olduğunu söyleyebilirim.

İş tanımlarının başarısının, o tanımlara uygun çalışanlarla ilişkili olduğu düşünülüyor. İş tanımlarının personel seçiminde kullanılması ve bu konudaki etkileri hakkında siz neler düşünüyorsunuz?

İş tanımlarının başlı başına bir işlevi yok bence. Ancak, işe alım, eğitim, performans değerleme, ücret ve teşvik sistemleri gibi yönetimin diğer araçlarıyla birlikte kullanılması durumunda bir anlam ifade ettiğini düşünüyorum. Bizim firmalarımızda ise, genellikle kişiler işe alındıktan sonra kişiye uygun olan iş araştırılıyor maalesef.

İş tanımlarının kullanılmasının negatif sonuçlarından biri olarak 'Bu benim iş tanımımda yok' dirençleri ile karşılaşılması gösterilir. Böylesi bir yaklaşımla karşılaşılmaması için, iş tanımlarında dikkat edilmesi gereken noktalar neler sizce?

Öncelikle firmadaki süreçler ve buna bağlı iş akışları çok iyi tanımlanmış olursa, bu dirençlerle karşılaşılması durumunda yönetimdeki aksaklıkları ortaya çıkartmak mümkün olabilir. İş tanımlarının çok keskin olmamasından yanayım. Ancak, sorumluluk alanının geniş tanımlandığı, buna karşın yetkilerin sınırlı olduğu tanımlar, çalışanların performansını  olumsuz yönde etkileyebiliyor.

Bir çalışanın işine olan bağlılığı ve motivasyonunun, iş tanımının oluşturulması ile ilişkileri konusundaki düşünceleriniz nelerdir?

Her çalışanın motive olduğu faktörlerin farklı olabileceğini gözönünde bulundurmak gerekiyor. Bazı çalışanları işin ünvanı, işin kapsamı, sorumluluk ve yetki alanı, maddi koşullardan çok daha fazla ilgilendirebiliyor. Çalışanın kişilik özelliklerinin de iş tanımına uygun olup olmadığı motivasyonu etkileyebilecek bir diğer konu. Durum ne olursa olsun "İş tanımları", yöneticilerin elinde bulunmasında fayda olan bir yönetim aracı.