Şirketler, müşterilerine ya da kamuoyuna mesaj verirken çok özenli davranır ve her aşamada dikkatli hareket ederken, her nedense çalışanlarına mesaj ulaştırırken aynı hassasiyeti gösteremeyebiliyorlar. Halbuki şirketin dışarıya verdiği mesaj, içeriden desteklenmedikçe çok zor yerine ulaşır. Ulaşsa da beklenen etkiyi yaratamaz. Bu nedenle bir şirketin dış müşteriye verdiği mesaj, önce iç müşterinin kabülünden geçmiş olmalıdır, yani çalışanının.

Siz istediğiniz kadar dışarıya 'benim şirketim güçlüdür, esnektir, başarılıdır' mesajı verin, çalışanlar mensubu oldukları şirketi, dolayısıyla kendilerini güçlü, esnek ve başarılı hissetmiyorlarsa, mesajınızın gerçekliğinden söz edilemez. Önce içeriden desteklenmelidir.

Bu haftaki konuğumuz da 1884 yılından bu yana kendi alanında güçlü ve başarılı olabilmeyi başarmış bir dünya şirketinin, NCR'ın insan kaynakları yönetiminde 20 yıldır söz sahibi olan bir kişi, Mehmet Sait Yalçın. Kendisine şirket içi iletişimin gerekliliği ve önemi üzerine sorular sorduk.

Şirket içi iletişim sizce neden gerekli? Varlığı ve yokluğu şirketlere neler kazandırıp kaybettirebilir?

Bir benzemeden yola çıkarak, İnsanın temel yaşam kaynağı suda ve havadaki "oksijen" gibi, "şirket içi iletişim"i de kurumsal yapıların temel yaşam kaynağıdır. Kurum olmayı hedefleyen şirket yöneticilerinin de bu tanımı doğru algılanmaları ve doğru uygulamaları gerekmektedir.

Bu noktada, öncelikle, "şirket içi iletişim" yerine "kurum içi iletişim" kavramlarını farklılaştırarak "kurumsal yapı"ya sahip olabilme ve "kurum" yapısına ulaşabilmenin önemini dikkatlere getirmek istiyorum. Bu nedenle, sorunuzdaki "şirket içi iletişim" kavramını da "kurum içi iletişim" olarak algılayarak değerlendirmek daha doğru olacaktır kanaatindeyim.

İnsanın beş duyusunun işlediği ölçüde algılayabildikleriyle yaşamdan hissederek keyif aldığını biliyoruz. Buradaki yaşamsal keyif ve yaşamsal başarıların sınırları beş duyunun işlerlik başarısıyla sınırlıdır. Duyu organlarının tam ve başarılı olarak çalışması, kişinin yaşamsal algılamalarının yanısıra, iyi-kötü olaylara zamanında ve doğru tepkilerle ulaşmak istedikleri başarılarını da olumlu yönde tetikler.

Özetle, kurumsal nitelik taşıması arzulanan bir şirket içi iletişim için, doğru bilginin doğru zamanda, doğru araçlarla, doğru ortamlarda paylaşılması önemlidir.

Burada da, kurumsal yapıların belirli kavramlarının şirket içi iletişimin temel kavramları olarak değerlendirmesi uygun olacaktır.

Bu kavramlar, sırasıyla :

* Doğru bilgi,

* Şeffaflık

* Paylaşımdır.

Doğru bilgi, cesaret kavramını da desteklediği için, girişimci ruhuyla uyumludur.

Bu kavramlara ek olarak iletişimde "süreklilik" de önemle dikkate alınmalıdır. İletişimde sürekliliği ise, başarıda sonsuzluk ile özdeşleştirebiliriz.  

Bu özellikleriyle şirket içi iletişim, kurumlara; içeride, kurumsal bağımlılığı ve işini sahiplenme duygusu yüksek, başarılı çalışanlar sayesinde kurumsal verim ve kazanç sağlarken, dışarıda ise, "arzulanan" şirket olma özelliğini kazandırır.

İletişimin kesildiği noktalarda ne tür uygulamalar ön plana çıkıyor?

Su ve havadaki "oksijen" benzetmesinden yola çıkarsak, iletişimin kesildiği noktalarda da, "insanın yoğun bakım, beyin ölümü, komadaki zorlukları" örneği, şirketin kurumsal yıpranması; "insan" dahil, sahip olunan en önemli kurumsal değerlerinin yitirilmesi ve şirketin yok olmasına kadar istenmeyen sonuçlar yaşanabilir.

Yine örneklerimizden yola çıkarak, tüm duyu organları tam çalışan bir insanın bir duyu organını kaybetmesi veya işlerliğinin azalması örneği, yaşamsal verimliliğindeki azalma gibi, iletişimin kesildiği noktalarda, şirket içinde başta çalışanlar huzurunu kaybedebilir, işlerin koordineli olarak uzmanlıklarına göre paylaşılıp desteklenerek verimli bir sistemde gerçekleştirilmesi ihtimali ortadan kalkar. Yaratılabilecek herhangi bir iletişimsizlik ortamında ortaya çıkabilecek tüm uygulamalar kurum olma özellikleriyle uyumlu olamaz ve kurum değerlerinin kaybedilmesi ve şirketin zarar etmesi sonuçlarını ön plana çıkarır.  

Şirket içi iletişim, kuşkusuz müşteri ilişkileri kadar önemli. Sizce şirketler bu noktaya yeterince önem veriyorlar mı?

 Kurum olma özelliğine, kurum kültürüne ve kurumsal değerlere sahip şirketler, "tüm ve tam" iletişime önem veriyorlar. İletişimin önemini, günümüzde sadece iş dünyasında değil, sosyal veya siyaset alanlarındaki kurumların başarılı sonuçlar alıp alamamalarında da görebilmekteyiz.

Doğanın korunması veya sağlıklı yaşam için sigara bağımlılığından kurtarma konuları gibi sosyal sorumluluk projelerini üstlenen kurumların yaptıkları iletişim, bu yararlı çalışmalarır toplum tarafından benimsenmesi ve yaygınlaşması üzerinde çok önemli etkiler yarattığını izliyoruz.

Esas olan ise, iletişimde "süreklilik"tir ve iletişim ortamının ve iletişimle ilgili organizasyonun ve uzmanlaşmaların doğru olarak kurulmasıdır.

Teknolojinin kullanımı şirket içi iletişimi kuvvetlendiriyor mu, yoksa çalışanları birbirinden uzaklaştırıyor mu?

Teknolojinin yararlı olarak kullanıldığı ölçüde en hızlı, kolay ve düşük maliyetle iletişim yapılması yararlıdır. Elbette, iç iletişimi veya tüm iletişimi alternatif araçlarla ve ortamlarla desteklemek gereği vardır.

En azından, aile içi üyelerin ilişkileri ve yaşamı örneği, masa başında toplanarak ve sesli olarak şükran ve afiyet olsun dilekleriyle ancak yemeğinize başalayabilir ve yiyebilirsiniz. Burada, sadece teknoloyi kullanarak önceden iletişimle, doğrudan masaya oturmak ve kimseyi beklemeden çorbaya kaşık daldırmak uygun ve şık olmaz.

Kurum olma özelliğine sahip şirketler de, çalışanları birbirlerine yakınlaştırmak ve konuların önemine ve gereğine göre paylaşımlarda bulunmak üzere canlı iletişim ortamlarıyla, iletişim faaliyetlerini desteklemektedirler.

1884 yılında ABD'nin Ohio Eyaleti'ne bağlı Dayton'da kurulan ve Türkiye'de de 1902'den günümüze 100 yılı aşkın süredir, çeşitli yapılanmalarıyla faaliyette bulunan şirketimiz NCR, ülkemizdeki kurum olma özelliğini 1950'li yıllardan itibaren tamamlamış bulunmaktadır. Bu avantajlarla, günümüzün tüm çağdaş araçlarıyla ve yöntemleriyle ve de kurum içi birim ve uzmanlarının koordinasyonunda, içerisinde bulunduğu teknolojiden de yararlanarak ve gereğinde yaşayarak ya da yaşatarak canlı iletişim ortamlarında etkili olarak iç ve dış iletişimi sağlamaktadır.

Şirket içi iletişim konusunda eklemek istediğiniz bir nokta var mı?

Son olarak; şirketlerimize ve toplumumuzun tüm kurumlarına, doğru bilginin, doğru zamanda, doğru araçlarla, doğru ortamlarda, tüm şeffaflığıyla" paylaşılmasına yönelik iletişimlerinde süreklilik ve başarılarında sonsuzluk diliyorum.