Performans; en basit tanımıyla verimliliğin ölçülmesi. Başka bir anlatımla, amaçlanan sonuca en kısa ve en sorunsuz şekilde ulaşılması.

Kişilerin hayatlarında olduğu kadar, işletmelerin hayatlarında da çok önemli ve etkin bir kavram performans. Başarıyı ölçen kriterlerden biri. Dolayısıyla da en çok konuşulan, nedenleri, nasılları ve sonuçları konusunda en çok yol ve yöntem geliştirilen kavram.

Yükselince herkesin yüzü gülerken, düşmesi durumunda faturanın çoğunlukla çalışana kesildiği performansın sonuçlarından yalnızca bir tek çalışan sorumlu olabilir mi? Ya da şöyle söyleyelim, her zaman çalışanda mıdır sorun? Çalıştıranlarda, yöneticilerde, çalışanın performansının seyrini takip etmek ve gerektiğinde müdahale etmekle yükümlü kişilerde hiç suç yok mudur?

Aslına bakılırsa, performans düşüklüğünün işin kendisinden, çalışandan, fiziksel çalışma ortamının yanı sıra diğer çalışanlardan ve hatta yöneticilerden kaynaklanan farklı sebepleri olabiliyor. Her sorunda olduğu gibi bu sorunla karşılaşıldığında da öncelikle yapılması gereken nedeni bulmak.

İlk bakışta düşük performansın nedenlerini 5 ana grupta toplamak mümkün gibi görünüyor.

1- Yapılacak işin yeterince bilinmemesi

Ne yazıktır ki, çalışanlar çoğu zaman yapacakları işi, kendisinden beklenenleri, görev-yetki tanımlarını bilmeden işe başlıyorlar. Bunları zaman içinde deneme yanılma yöntemiyle öğreniyorlar. Bu çalışana emek, işyerine zaman kaybettiriyor. Hata yapma riski yüksek oluyor. Bir süre sonra çalışanda yorgunluk, bıkkınlık, tedirginlik görülüyor. Hata yapmamak için kendisini öylesine sıkıyor ki, ya işten soğuyor ya da bu süre zarfında yaptığı hatalardan dolayı yöneticilerinin ve diğer çalışma arkadaşlarının gözünden düşmüş oluyor.

Sonuçta, istifa ya da işten çıkarılmalarla karşılaşılıyor.

Çözümü, oryantasyon süreci ve iyi bir görev tanımı oluşturmak.

2- Çalışanın işi yapmak istememesi

Bu, direkt motivasyona bağlı bir durum. Çalışan, işin seyrinden, özel ya da işsel sebeplerden, çalışanlarla olan ilişkilerden, yöneticisiyle arasında yaşanan sorunlardan, bazen de çok küçük bir yanlış anlamadan kaynaklanan, aslında giderilmesi mümkün ama giderilmediği durumlarda çalışanın işi yapmak istememesi sonucunu doğuran sebepler olarak görülüyor. Aslında çalışanın işi yapabilirliğinden kaynaklanan bir sorun olmuyor ama çalışma konusunda isteği olmuyor.

Sonuçta, istifa ya da performans düşüklüğü nedeniyle işten çıkarmalar yaşanabiliyor.

Çözümü, çalışanla birebir görüşmek ve belki kendisinin bile farkında olmadığı bu durum çoğunlukla konuşularak halledilebiliyor.

3- Yüksek performansın cezalandırıldığı durumlar yaratılması

İş hayatında çoğumuz benzer durumlar yaşamış ya da tanık olmuşuzdur. Bir tarafta performansı yüksek, başarılı çalışanlar vardır. Bir tarafta da verilen işi zamanında ya da istenen kalitede bitiremeyenler… Bu kişilerin yaptıkları, daha doğrusu yapamadıkları işe, başarılı çalışanların destek vermesi istenir. Başarılı çalışan, başka birinin işini halletmek üzere yönlendirilir. Kendi işinin dışında başka işlerle de ilgilenmesi istenir kendisinden. Ancak, bu öylesine doğal bir süreç haline gelir ki bir süre sonra, performansı düşük çalışana performansı yüksek çalışanın destek vermesi, üzerinden yükü (!) alması, kendi iş yükünü katlaması normal karşılanır yöneticiler tarafından da. Ancak bir süre sonra, başarılı çalışanın performansında düşüşler gözlenir. Kedisine haksızlık yapıldığını düşünmeye başlar. Yönetimin eşit ve adil yaklaşımına olan inancı azalır.

Artan iş yükü ve sorumluluğuna paralel imkanların kendisine sunulmaması halinde, istifayı düşünmeye başlar. Bu arada performansı da düşmeye başlamıştır. Şirket, iyi bir çalışanını kaybetme tehlikesiyle karşı karşıya kalır.

Çözümü, yönetimdeki dengeleri iyi korumaktır. Bu tür bir sorunla karşılaşıldığında, mutlaka çalışanı dinlemeli, empati kurulmalı ve yetki/sorumluluk-ödül/kazanç dengesini kurmalıdır.

4- Çalışanın yetkinlik ve deneyimlerinin işin gerekleri ile örtüşmemesi

Bu da çok sık rastlanan bir durumdur. Çalışanı işe alırsınız, her türlü imkanı sağlarsınız ama bir süre sonra görürsünüz ki, kendisinden beklenen performansı alamıyorsunuz. Önceleri intibak süresi olarak normal karşıladığınız düşük performans, gittikçe daha da düşmeye başlamış. Bunun nedeni çok açıktır aslında; doğru personel alımı yapılmamıştır.

İşe alımda yapılan bu hata, insan kaynaklarından da, bölüm yöneticisinden de kaynaklanmış olabilir. Nedeni ne olursa olsun, bu çalışandan vazgeçme noktasına gelinmiş demektir. Çok iyimser bir sonuç, çalışanı, şirket içinde adayın yapabilirliğine daha uygun bir pozisyona yönlendirmek olabilir. Ancak, maalesef çoğu zaman bu durum, işten çıkarma ile sonuçlanmaktadır.

5- Dışsal faktörlerin olumsuzluğu

Çalışanın dışında, çalışma ortamından ve diğer kişilerden kaynaklanan sebepler de performans düşüklüğüne sebep olabilir. Çalışanın yöneticisinden kaynaklanan sebeplerin yanı sıra, işin gerektiği gibi yapılmasını engelleyen faktörler de olabilir. Olumsuz havalandırma/ısıtma/ışıklandırma koşulları, işin yapılması için gerekli donanımdaki sorunlar/bilgisayar/sistem arızaları, aşırı bürokrasi, iletişim/telefon sisteminde yaşanan problemler gibi.

Bu tür durumlarda, çalışanın performansında, yaptığı için kalitesinde elbette ki problemler olacaktır.

Çözüm; çalışılan ortamı, çalışanın yöneticisi ve diğer çalışanlar ile ilişkilerini gözlemlemek, her zaman olduğu gibi bu durumda da çalışan ile konuşmak ve sorunlarını paylaşmasını sağlamak.

Performansta, fark analizi yapılmalı

Performans problemlerinin çözülmesi için öncelikle yapılması gereken, sorunun ne adresli olduğuna karar vermektir. Bunu doğru tespitinden sonra, üretim kalitesi ve buna bağlı olarak performans kalitesinin de artması yolunda yöneticilere bazı görevler düşmektedir.

Yöneticinin çalışanından beklediği, çalışanın sahip olması gereken ve çalışanının sahip olduğu performans arasındaki farkın açıkça belirlenmesi gerekir, ki bu "fark analizi" olarak tanımlanır. Fark analizinde oluşan açığın kapatılabilmesi için de, problemlerin açıkça belirlenmesi gerekir. Bu konuda yapılması gerekenler şöyle özetlenebilir:

• Yaşanan sorun, alışkanlık haline dönüşmeden çözüme ulaştırılmalı, bu nedenle de erken teşhis edilmelidir.

• Yöneticinin gözlemleri sonucunda ortaya çıkan sonuçları ve performansındaki eksiklikleri çalışana göstermesi gerekir. Bunun için de etkili iletişim kurmak gerekir:
  
  
• Tarafsız bir dille problemin ne olduğunu belirtilmeli. Kullanılan cümleler kibar ve kendisinden ne istendiğini karşı tarafın anlayacağı kadar net ve açık olmalı.
  
  
• Sorun hakkında yönetici ve çalışan karşılıklı tartışabilmelidir. Bu, çözüm yolunda ilerlendiğinin göstergesidir.
  
  
• Mevcut sorunun boyutları ve sebep olması muhtemel diğer sorunlar hakkında da tartışılmalı, bunların üretimi ne derece etkileyeceği çalışana anlatılmalıdır.
  
  
• Performansını yükselttiğinde, bu durumun kendisine neler kazandıracağı da çalışana açıkça gösterilmelidir.

• Performans problemlerine yönelik bir 'öncelikler listesi' hazırlanmalıdır.

Gerçekte sorun kişinin eğitim eksikliğinden, yeterli bilgilendirilmemesinden, üstleri tarafından gerekli yönlendirmenin yapılmamasından, eksik donanımdan, kişisel sorunlardan ya da başka sebeplerden kaynaklanıyor olabilir. En iyi yöntem, hangi konularda ne derece ciddi sorunlar olduğunu saptamak ve çıkan sonucu uygun çözümler getirmektir.

• Çalışanla performansının ulaşması gerektiği nokta konusunda mutabık kalınmalı, çalışanın içinden geldiği gibi konuşması sağlanmalı, gerektiğinde yapıcı tartışmalardan kaçınılmamalıdır.

Bütün bunları öncesinde oluşturulacak bir program dahilinde yapılmalı, çıkan sonuçlar öncelik/önem, sebep/sonuç ilişkileri ve belirlenmiş hedeflerden ne derece sapmalar yaşandığı, mevcut veriler çerçevesinde nasıl bir seyir izlenirse, ne kadar sonra hangi noktaya gelineceği hesaplanmalıdır. Şirketin performans düşüklüğünde uğradığı zarar gözden kaçırılmamalı, benzer olayların tekrarlanmaması için işe alımdan başlayarak performans denetim sistemi oluşturulmalıdır.

Performans düşüklüğünün sebebi; kültür, organizasyon, yönetim de olabilir

Performanstaki düşüşün sebebi yalnızca bir kişi olmayabilir. Bir sistem, bir kültür, bir organizasyon, bir yönetim olabilir. Yapılabilecek en büyük hata, yanlışın kaynağını görmezlikten gelmektir.

Belki bir kişinin performans düşüklüğünü o kişiye bağlayabiliriz, ya bir şirketinkini?