İletişimi hayatının temeli yapmış olan kişiler vardır çevremizde. Yaşam tarzları, öncelikleri, hatta meslek seçimleri  bu temel üzerine kurulmuştur. Dr. Sedef Kabaş da bu kişilerden biri. Ülkemizde çok sayıda radyo ve televizyon kuruluşunda görev yapan, Atlanta'da CNN International haber merkezinde yapımcı görevini yürüten Kabaş, bu alandaki çalışmalarıyla pek çok ödülün sahibi. 1997 yılında kurduğu ve kendi adını taşıyan iletişim ve danışmanlık şirketinin çatısı altında kişilere ve kurumlara iletişim danışmanlığı hizmeti sunan Dr. Sedef Kabaş, üniversitelerde iletişim temelli dersler de veriyor.

Hayatının her noktası başka hayatlarla kesişen ve kesişimden elde ettiği kazanımları başkalarıyla paylaşan, bundan da büyük keyif alan Sedef Kabaş'la, iletişimin yapı taşlarından biri olan 'dinleme'nin önemi ve gerekliği üzerine konuştuk. İşte dinlemesini ve dinletmesini bilen bir uzmanın gözüyle dinleme sanatı….

Çok büyük hız kazanmış iş ortamı içinde dinlemeye sabrımız kalmadığı bir gerçek, dinlemek sizce neden önemli?

Etkili iletişim dendiğinde aklımıza gelen ilk beceri konuşmak oluyor. Oysa etkili iletişim farklı becerileri barındırıyor. Konuşmak kadar iyi dinlemek, iyi yazmak ve iyi okumak da çok önemli. Maalesef sizin de belirttiğiniz gibi yoğun ve hızlı iş temposu bizi ezbere konuşmaya, ezbere okumaya, ezbere yazmaya ve ezbere dinlemeye itiyor. Yani söylediklerimizin içeriğini çok fazla irdelemeden konuşuyoruz, okuduklarımızı tam olarak analiz etmiyoruz, yazarken dikkatli davranmıyoruz ve en vahimi, dinler gibi yapıyoruz.

Duymak ile dinlemek farklıdır. Duymak fiziksel, dinlemek ise zihinsel bir eylemdir. Sanılanın aksine dinlemek statik değildir. Tam tersi, dinlemek aktif şekilde karşımızdakini anlamayı, söylediklerinin nasıl bir mesaj içerdiğini algılamayı gerektirir.

İyi dinleyici olmak iyi iletişimci olmanın en önemli ayağıdır. Örneğin, yapılan bir araştırmada ortalama bir insanın, günlük yaşamı içinde kullandığı iletişim becerilerinin oranlarını tespit etmişler. Ortaya şöyle bir tablo çıkmış: %9 yazmak, %16 okumak, % 30 konuşmak ve %45 dinlemek. Bu araştırma dinlemenin ne kadar önemli olduğunun altını çiziyor. Günlük iletişimde en çok dinleme eylemini gerçekleştiriyoruz. Dolayısıyla bu beceriyi ne kadar geliştirirsek, o kadar iyi iletişimci oluruz.
İyi dinleyen iyi yönetici olur, iyi dinleyen iyi dost olur, iyi dinleyen iyi anne-baba olur, iyi dinleyen iyi eş olur. "Sizi en iyi kim dinler" sorusuna yanıt verirken, hayatta sizi iyi dinleyenlere karşı kendinizi daha yakın hissettiğinizi hemen fark edersiniz.

Peki, sizi kim daha çok etkiler? Kendinizi uzak hissettiğiniz insanlar mı, yoksa yakın hissettiğiniz insanlar mı? İnsanlar kendilerini yakın hissettikleri kişiler tarafından daha çok etkilenirler. Öyleyse, insanları yönetmek, ikna etmek ya da onları motive etmek istiyorsanız, yani onları etkilemek istiyorsanız, önce onları iyi dinlemeye çalışmalısınız.

Dinlemeyi neden başaramıyoruz?

Çünkü insanız. Bizi biz yapan sübjektif değerlerimiz var, yani karşı tarafı "bizim durduğumuz" yerden bakarak dinliyoruz. Oysa "onların durduğu yerden" bakmayı başararak dinlemeye gayret etmeliyiz. Olabildiğince "zihinsel gürültülerden" yani önyargılarımızdan kendimizi arındırarak, karşı tarafı anlamaya çalışmalıyız. Peki, bunu gerçekleştirmek kolay mı? Elbette, çok kolay değil. Örneğin, dinlemenin önünde çeşitli engeller var: Anlamaya çalışmak yerine akıl okumaya çalışmak, duyduklarımızı kendi değerler süzgecimizden geçirmek, yargılamak, düşüncelere dalmak, anlamak yerine hemen öğüt vermeye başlamak, haklı çıkmaya çalışmak, zaman baskısı ile konuyu geçiştirmek ya da anlamadan sırf karşımızdakini rahatlamak için onaylayıcı sözler söylemek gibi.

Bir eğitiminizde aktif dinleme kavramından bahsettiğinizi hatırlıyoruz, bu konudan biraz bahseder misiniz?

Etkili iletişim üzerine verdiğim eğitimlerde "aktif dinleme" kavramından bahsetmeye özen gösteriyorum. Aktif dinleme kavramını ortaya atan ilk kişi psikoterapist Carl Rogers'dır. Rogers, insanların sorunlarını çözmek için öncelikle onları çok iyi anlamak gerektiğini ve bunu yapabilmek için de onları çok iyi dinlemek gerektiğinden bahseder.

İş dünyası içinde ise aktif dinleyici olmanın belli başlı özellikleri şu şekilde özetlenebilir:

•  İlgiyle dinler: Hem kulağı, hem zihni ile dinler.
  
• Göz teması kurar.
  
• Karşısındaki kişinin sözel veya davranışsal mesajlarını iyi değerlendirir: Gözlem yapar.
  
• Karşı tarafın söylediklerine paralel başını öne eğerek, onaylar.
  
• Sabırlıdır ve konuşan kişinin sözünü kesmemeye özen gösterir.
  
• Karşısındaki kişinin anlattıklarını sorular sorarak daha ayrıntılı anlamaya çalışır.
  
• Gerektiğinde notlar alır.
  
• Anlamı bütünlüğü içinde yakalamaya çalışır.
  
• Söylenenleri anlayıp anlamadığını kontrol eder.
  
• Önyargılarının bilincinde olur.
  
• Açık görüşlüdür. Farklı fikirleri onaylamasa da anlamaya çalışır.
  
• Konuşulan konuyu özetler ve kendi cümleleriyle doğru şekilde ifade edebilir.
  
• Eleştiri yapmaz ve yargılayıcı değildir.
  
• "Doğru-yanlış" veya "haklı-haksız" gibi ayrımlar yapmaz, farklı açıları görmeye çalışır.
  
• Kişiye değil, görüşlere odaklanır; olayları kişileştirmez.

Dinlemenin yanı sıra dinlenir olmak için yapabileceğimiz şeyler var mı?

İyi konuşmacı, dinleyicisini "katılımcı" yapmayı başaran kişidir. Dinleyicinin ihtiyaçlarını, beklentilerini, ilgi ve bilgi düzeyini dikkate alarak yapacağı konuşmanın içeriğini şekillendirir. Elbette ne söylediğiniz kadar nasıl söylediğiniz de önemlidir. Kendinizi etkili şekilde ifade etmenizde, yani  "dinlenir" olmanızda doğru nefes, doğru durak, doğru ses, doğru vurgu, doğru diksiyon, doğru büküm, doğru hitap, doğru beden dili ve doğru dış görünüm büyük rol oynar.

İyi bir dinleyici olmak iş yaşamında bize neler kazandırabilir?

İyi dinleyen kişi, yöneticilikten "lider"liğe terfi eder. Çünkü iyi dinleyen kişi yönettiği insanları anlar. Onları anladığı zaman onları yönetebilir. İyi dinleyen problemlerin kaynağını çabuk kavradığı için daha kısa zamanda çözüm üretir. İyi dinleyen çalışanlarının ihtiyaçlarını ve beklentilerini dikkate aldığı için gerektiğinde yönetim modellerini rahatlıkla revize edebilir. İyi dinleyen ekip ruhu yaratmakta ve bu ruhu canlı tutmakta daha başarılıdır. Ayrıca unutmayalım ki, insanlara değer verdiğinizin en güzel göstergesi, onları can kulağı ile dinlemektir.