Şirketlerin sahip olduğu en büyük güç, insan kaynağıdır kuşkusuz. Şirketlerin kimliğini, her kademedeki çalışanları belirler. Güçlü, esnek, girişimci yapılarının varolması kadrolarına bağlıdır...

Bir kuruluşa ruh veren; iyi ya da kötü, bulunduğu noktada olmasını sağlayan her kademedeki çalışanlarıdır. Yönetiler istedikleri kadar iyi olsunlar, kadrolar doğru oluşturulmadılarsa ya da kadrolar istedikleri doğru yapılanmış olsunlar, gerektiği gibi yönlendirilmiyorlarsa, bir yerlerde hata var demektir. O hata da muhtemelen personel seçimindedir.

Bu nedenle işe alım süreçleri ve personel seçiminde yapılacak hatalar, bir gemiye bomba koymak ile aynı etkiyi yaratabilir. Bu bomba nereye konulmuş olursa olsun… İster makine dairesine, ister kaptan köşküne, ister güverteye, ister kamaraya… Sonuç değişmez: Gemi batar!... Bu nedenle personel seçimi, kuşkusuz şansa bırakılmayacak kadar hassas bir konudur.

Ne derece güvenilir biri olduğunu bilmediğiniz, dürüstlüğünden emin olmadığınız birini ailenizin içine alır mısınız? Muhtemelen hayır.

Diğer taraftan, zorlu bir doğa sporu ile uğraşıyor olsanız, değişken ve çetin doğa şartlarıyla mücadele ettiğiniz sırada nasıl bir ekip arkadaşınız olmasını istersiniz? Her koşulda yanınızda olacak inatçı ve mücadeleci birini mi tercih edersiniz;  bir sonraki adımını tahmin edemeyeceğiniz, doğanın yanısıra kendisiyle de uğraşmak zorunda kalacağınız bir kişiyi mi? Muhtemelen ilkili.
Peki aynı çatı altında ve iş hayatının mücadele gerektiren ortamında yanınızda olacak kişileri doğru seçiyor musunuz? Ama gerçekten doğru seçiyor musunuz?

Bu konuda Aktif İleti’nin İnsan Kaynakları Direktörü Cenk Ulusal’ın görüşlerini aldık. Acaba şirketler personel seçimi ve işe alım süreçlerinde hangi noktalarda hassas davranıyorlar, ne tür yanlışlar yapıyorlar, hatadan dönmek nasıl mümkün, ideal bir işe alım süreci nasıl işlemeli…?
Yerli yabancı pek çok şirkete yıllarca insan kaynakları danışmanlığı hizmeti vermiş, Türkiye’nin önde gelen şirketlerinde görev yapmış Cenk Ulusal’ın işte konuyla ilgili görüş ve önerileri…

Personel seçimlerinde ve işe alımlarda şirketler nelere dikkat ediyorlar, hassas oldukları noktalar neler?
Yönetim fonksiyonlarından olan örgütlemenin en önemli görevi, işin niteliklerine uygun çalışanı ya da çalışanın niteliklerine uygun işi bularak, bu iki unsuru olabildiğince uyumlaştırmaktır. İşin niteliklerine uygun çalışanının bulunmasında, yönetimin önemli bir işlevi olan personel seçimi ve bu işlevin etkin bir şekilde çalıştırılmasının önemi ortaya çıkmaktadır.  Bu süreçte doğal olarak şirketler "işe uygun insanı bulma" konusuna çok önem vermekteler. Tabii bunu yaparken, adayların geçmiş iş deneyimlerinin yanısıra, iş için gerekli yetkinliklerle adayın yetkinlikleri arasındaki uyumu, adayların sosyo kültürel yapıları ve entellektüel birikimleri ile ilgilenmekteler.

Son dönemlerde yetkinlik kavramı da personel seçimi ve insan kaynakları yönetiminin diğer fonksiyonlarında önem kazanan konulardan biri olarak, işe alım sürecinde dikkat edilen önemli noktalardan biri olmuştur.

Şirketlerin işe alım sürecinde yaptıkları belli başlı hatalar neler?

Şirketler ve onlar adına hareket eden yöneticiler, insan kaynağı seçim sürecinde adayın özgeçmişi ve geçmiş iş deneyimlerinden biraz fazla etkilenebiliyorlar. 

Sıkça görülen bir diğer hata da, işin gerektirdiği niteliklerden çok fazlasına sahip adayları işe kabul ediyorlar. Gizli işsizliğin yüksek olduğu ülkemizde, gerekli eğitim ve gelişim programları, ücret-yan menfaatler ve kariyer planı konusunda yeterince desteklenmeyen ve beklediğini bulamayan bu tip insan kaynağı, şirkette kalıcı olamıyor. İşgücü dönüşümü ve verimsiz işgücü nedeni ile şirketlerde önemli bir kayıp söz konusu oluyor. Tersi bir durum da, istenilen niteliklere sahip olan adaylar yerine, bu adayların bulunamaması sonucu daha vasat adayların işe başlatılmasıdır ki, bu da olumsuz sonuçlar doğurmaktadır.

Ayrıca personel seçim sürecinde yapılan diğer belli başlı hataları aşağıdaki gibi sıralayabiliriz.

• Seçim süreci hatalarından bir tanesi tanıdık hatasıdır. Seçim sürecinde yer alan kişiler, adayı az da olsa   tanıyorsa kendinden bazı sonuçlar çıkarmaktadırlar.  Bu da objektif bir karar vermeyi engelleyecektir.
  
• Sık sık görülen hatalardan biri de, seçim görüşmelerinin gerektiği gibi yapılmamasıdır. Örneğin, adaydan sorulara doğrudan ve kısa yanıtlar isteme eğilimi,  adayın gerçek düşüncelerini belirtmesini engelleyecektir. Görüşmecinin görüşmeyi kendi bireysel değerlerine göre yapması, görüşmecinin görüşülenin değer yargısı ve özel inanç sisteminin aşırı etkisi altında kalması da bir başka görüşme ve dolayısı ile seçim süreci hatasıdır. 
  
• Seçim sürecinde, adayların baskın bir özelliğinden bütüne ait çıkarımlar yapılması (hale etkisi) ve basma kalıp yargılar, seçim sürecini olumsuz etkileyen diğer hatalardandır.

Bir şirket için ideal işe alım süreci ne şekilde işlemeli? 

Genel görünüşü ile personel seçim süreci, aday araştırması ve uygun görülen adayın görüşmeye  daveti ile başlayan ve  seçilen  kişinin çalışacağı bölüme kabulü ile son bulan bir dizi çalışmanın  toplamıdır.
Ancak ideal bir personel seçim çalışmasının süreç olarak aday araştırma ve davetinden önce başladığını kabul etmeliyiz. Personel seçiminin bir hazırlık çalışması olmalıdır.  İşgücü planlama süreci ile başlayacak olan hazırlık çalışmalarında işle ilgili iş tanımları ve işi yapacak kişinin sahip olması gereken nitelikleri belirten iş spesifikasyonları hazırlanmalıdır. Daha sonra bu tanım ve spesifikasyonlara uygun kişileri bulma amacı ile iç ve dış kaynaklardan yararlanma yoluna gidilebilir.
Referans kontrolünden sonra iş başlayacak olan adayın oryantasyon süreci de işe alım sürecinde önemli bir yere sahiptir. 

Sizce birlikte çalışılacak personelin belirlenmesinde referans kontrolü ve testlerin önemi nedir?

Referans kontrolü çok önemli olmakla beraber, özellikle ülkemizde çok efektif kullanıldığını düşünmüyorum. Zaten adaylar kendileri için iyi referans vereceklerini düşündükleri kişileri yeni işveren adaylarına bildirmekteler. Yeterince sondajlama yapılmadan yüzeysel referans kontrolleri yapıldığını düşünüyorum.

Testlerin kullanımı da hayli önemli. Burada, içinde yaşanılan kültüre, işyerine ve işe özel uygun test araçlarının kullanılması büyük önem taşıyor. Kısaca ölçme aracımızın gerçekten ölçmek istediğimiz şeyi ölçüp ölçmediği konusu önemli. Yani geçerlilik ve güvenilirlilik çalışması yapılmış testlerin kullanımının sağlıklı sonuçlar verdiğini unutmamamız gerekiyor.

Yanlış kişinin işe alınması durumunda yapılması gereken en doğru davranış ne olur?

"Zararın neresinden dönülse kardır" deyişimiz sanırım bu sorunuzun yanıtını veriyor. Aslında yanlış kişi yoktur, yalnızca o işyeri kültürüne ve/veya o işe uygun olmayan kişi vardır. Böyle bir durumda, hem işyerine, hem o kişiye, hem de ülke ekonomisine yapılabilecek en iyi şey o hatalı seçimden bir an önce vazgeçmektir. Tabii bu o kişiyi her zaman işten çıkarmak anlamına gelmeyebilir. Onun niteliklerine uygun bir pozisyon var ise, orada değerlendirme yolu da seçilebilr.

Şirket içi terfi yoluyla boş pozisyonların değerlendirilmesi sizce ideal bir uygulama mı?

İyi yapılması durumunda evet. Ancak burada dikkat edilmesi gereken nokta, bir kişiyi yükseltirken aldığımız riske dikkat etmeliyiz. Uygulamada sıkça görülen hatalardan biri de, hatalı bir karar sonrası yönetim kademesine yükseltilen uzman seviyesindeki kişiler sonucu, hem iyi bir uzman kaybedilebiliyor, hem de yetkin olmayan bir yönetici  sahibi olunuyor.

Bir şirketin, işe alım konusunda dışarıdan hizmet alması durumunda, birlikte çalıştığı firmadan öncelikli bekledikleri nelerdir?

Öncelikli beklenti, talep edilen profilin en kısa zamanda ve en uygun maliyetle bulunmasıdır. İlgili firmanın, adayları iyi bir seçim sürecinden geçirdikten sonra, hizmet alan firmaya sunması gerekir ki, bu da hizmet veren firmanın, hizmet talep eden firmanın ihtiyaçlarını ve kültürünü iyi anlamasından geçiyor.

Hizmet alan ve veren şirketin bu işe alım sürecinde karşılıklı olarak yaptıkları belli başlı hatalar nelerdir?

Hizmet alan firma tarafında, uygun danışmanlık firmasının seçimi büyük önem taşıyor. Özellikle hizmet talep eden eden firmanın hizmet alacağı firmaya yeterli zamanı tanımamasından kaynaklanabilen, iyi işlemeyen seçim süreci sonucu, hizmet talep eden firma yanlış adaylarla karşı karşıya kalabilmekte. 
Hizmet verecek olan firmanın o sektördeki, o ülkedeki ve benzer pozisyonlardaki başarıları iyi araştırılmalı. Karşılıklı olarak iyi bir sözleşme ile işe başlanılması da daha sonra ortaya çıkabilecek olumsuzlukları önlemeye yardımcı olacaktır.

Hizmet veren firmanın da, zaman baskısını dikkate almakla beraber, hizmet talep eden firmadan, iş, aday ve adaya sunulacak olanaklar hakkında yeterince bilgi almadan başlayacağı bir araştırma süreci zaman ve kaynak kaybına yol açabileceği gibi, hatalı sonuçlar da doğurabilmektedir.