Yapılacak işlerin tanımlanması, o işleri yapanlar için azımsanamayacak avantajlar getirir en genel anlamıyla. İş tanımlarının varlığı, bilinmezlikleri ortadan kaldıracak, bazı işlerin hiç kimse tarafından sahiplenmemesi sonucunda ortada kalmasını engelleyebilecektir.

İş tanımlarından beklenen sonuçların alınması, tanımların açık, anlaşılır olmasına, yapılacak işi, bu işin gerektirdiği yetenekleri, pozisyonlar arası ilişkileri açıklıyor olmasına bağlıdır. İdeal çerçevede size önemli avantajlar getirebilecek iş tanımı uygulaması, hemen her konuda olduğu üzere bir takım riskleri de taşımakta elbette. Bu risklerin en dikkate değer ve en sık karşılaşılır olanı, "Bu benim iş tanımımda yok" (It is not in my job description) yanıtları veya dirençleri olarak ortaya konmakta. Böylesi bir durumla karşılaşılmaması için, çalışanın belirli bir iş tanımına bağlı olmasının yanında, belirli bir esnekliğe ve hareket alanına da sahip olması gerek. Bir futbol takımı teknik direktörü iseniz, takımınızın golcüsü kalenizin savunulması gerektiği bir sırada, "Bu benim işim değil" deyip seyrediyorsa olup biteni, başarılı bir iş tanımı uygulaması yapmıyorsunuzdur.

Puzzle: Küçük parçaların doğru yerleştirilmesi

Herhangi bir sektörde çalışmaya karar verildiğinde, yapılacak faaliyete uygun bir organizasyon yapısı kurulur öncelikle. Oluşturulan bu organizasyonun, faaliyet alanı, amaçları, çalışma biçimleri, öngörülen iş hacmi ve bu hacmin gerektirdiği eleman sayısı, etkin bir analiz yapılarak belirlenmelidir. Organizasyonun genel yapısı ve oluşumu ortaya konduğunda (tamamlanmış bir puzzle gibi), istenen işlerin yapılabilmesi için gereken pozisyonların, bu pozisyonların birbirleri ile ilişkilerinin, pozisyon içeriklerinin belirlenmesi (puzzle oluşturan küçük parçalar) gerekecektir. Bir organizasyonda yapılan işlerin belirli tanımlara dayanıyor olması; iş akışının karmaşaya dönüşmemesini, bir işi birden fazla kişi yapmaya çalışırken, bir başka işle hiç kimsenin ilgilenmemesi gibi durumlarla karşılaşılmamasını sağlar. Büyük resmin oluşturulabilmesi için, o resme ait küçük parçaların doğru yerlerine yerleştirilmesi gerekir. Organizasyonunuzun yapısındaki birimleri (yönetim, üretim, pazarlama, satış, halkla ilişkiler, muhasebe ve finansman, insan kaynakları, bilgi işlem vb.), belirledikten sonra, o birimlerin iş akışını, kendi içlerindeki ve birbirleri arasındaki iletişim kanallarını, tek tek bireylerin hareket alanlarını belirlemek, iş tanımlarının yapılması ile mümkün olabilir.

"Nerede", "ne zaman", "neyi", "nasıl", "neden" yapacağım?

Şirketlerin iş akışının sağlıklı bir yapıya kavuşturulması noktasında, iş tanımları göz ardı edilemez bir katkı vaad eder. Çalışanların hangi işi yapacaklarını bilmeleri, toplamda tüm işlerin sorunsuz bir biçimde yapılır hale gelmesini sağlayacaktır. İş tanımlarında dikkate alınması gereken detaylar:

• Yapılacak işin tanımı,

• İşin amacı,

• İşin yapılması için gereken vasıflar,

• İşin yapılması sırasında kullanılması gereken teknik araç ve gereçler,

• Pozisyonun diğer pozisyonlarla ilişkisi

olarak sıralanabilir.

Bütün bunların açıklıkla ortaya konulduğu  iş tanımı ağına sahip bir organizasyonun çalışması ve yönetilmesi oldukça kolaylaşacaktır. Çalışanların işlerini yaptıkları sırada, bağlı kalmaları gereken esasları, organizasyonun pozisyonlarından beklentilerini, neyi, kimden isteyebileceklerini, neyi kime raporlayacaklarını bilmeleri, daha başlangıçta birçok problemin çözülmesi anlamını taşır. Doğru iş tanımlarına dayalı bir organizasyon yapısı, bir makine ahengiyle çalışacak, dışarıdan çokça müdahaleye gereksinim kalmayacaktır.

Bu benim işim değil!

İş tanımlarının kullanımının istenen sonuçları verebilmesi, yapılan iş tanımlarını kimlerin yerine getireceğinin doğru bir biçimde belirlenmesine de bağlıdır. Yaptığınız iş tanımının gerektirdiği vasıflara sahip olmayan elemanları o tanımlarla görevlendirmeniz, uygulamadan beklediğiniz sonucun alınmaması demektir.

İş tanımlarının kullanıldığı şirketlerde sıkça karşılaşılan bir konu, çalışanların kendilerinden istenen bazı işler için "Bu benim iş tanımımda yok" tepkisi vermeleri şeklinde ortaya konmakta.

İş akışının kesintiye uğramaksızın gerçekleştirilebilmesi için, iş tanımlarının olabildiğince açık bir biçimde oluşturulması gerekir. Bununla birlikte, gerek teknoloji dünyasında, gerekse çalışma biçimlerinde bugün için var olan hız, iş tanımlarının çok çabuk eskimesi sonucunu getirmekte.

Çok iyi hazırlanmış olsa bile, bir iş tanımının sık aralıklarla güncellenmesi, değişen koşul ve ihtiyaçlara göre yenilenmesi gerekmekte.

İş tanımlarında gözden kaçırılmaması gereken detaylardan biri de, yapılan tanımın gerektirdiği vasıfların saptanması kuşkusuz. Bir pozisyonu tanımladığınızda, o pozisyonda yer alan elemanınızın taşıması gereken vasıfları da belirlemek durumundasınız. Bunun yapılmaması, yanlış pozisyonlarda, yanlış elemanlar istihdam edilmesine yol açabilir kolaylıkla. İş tanımları, küçük kutucuklar olarak sembolize edilmekte, bu küçük kutuların birbiri ile ilişkileri ve o kutuları kimlerin dolduracağı önem taşımakta.

Sistemin kilitlenmemesi için esneklik şart

İş tanımlarının yol açabileceği olası problemlerden bir başkası, elemanlarınızı hareketsiz bırakma, oluşturulan küçük kutulara kapatma tehlikesi.İş tanımlarının sınırları, pozisyonlar arası ilişkiler gibi noktalarda gereken özenin gösterilmemesi, bazı boşlukların oluşmasını, elemanlarınızın hareketsizliğe düşmesini, "Bu benim işim değil" cevabının sıkça ortaya çıkmasını, kaçınılmaz kılar. Böylesi bir durumda, sistemin daha iyi işlemesini amaçlayan iş tanımları, sistemin kilitlenmesine ortam hazırlayabilir. Kimin neyi yapacağını belirlemek amacına yönelik olmakla birlikte, iş tanımlarında belirli bir esnekliğin bulunması, bu kapsamdaki sorunların çözümünü getirir.

Sistemin işleyişi, organizasyonun hedefi, personel seçimi, pozisyonlar arası ilişkiler, kriz yönetimi gibi olası tüm durumlar öngörülerek hazırlanan iş tanımları, sorunsuz bir iş akışına sahip olmanızı sağlayabilir.

Etkin bir iş tanımı yönetimi; çalışanlarınızın bir bilinmezliğe kapılması, sürekli birşeyler için çabalaması, hatta ne için çabaladığını bile bilmeksizin paniğe kapılması riskinin ortadan kaldırılması anlamı taşır. Çalışanların iş tanımlarının bulunması, o tanımlara kapanmaları, gözlerini o tanım dışında olup bitene kapamaları demek değildir hiçbir zaman. Gemi su almaktaysa ve su alan deliğin kapatılması konusunda hemen hemen tüm gemi çalışanları "Bu benim iş tanımımda yok" diyorsa, gemi doğal olarak batacaktır.