Günümüzün acımasız rekabet ortamında, stratejik kararlar almak ve bu kararlar doğrultusunda uygulamalar gerçekleştirmek, şirketlere hız ve güç kazandırıyor kuşkusuz. Bu stratejik kararlardan biri de, teknolojinin hangi alanlarda, hangi ölçüde, ne şekilde kullanılacağı. Şirketlerin insan kaynakları süreçleri ise, bu kararların etki ve sonuçlarının en çok hissedildiği, en hassas sistemleri bünyeside barındıran alanlar.

Dünya ve Türkiye, nereye doğru gidiyor, bu gidişte nelere dikkat edilmeli ve hangi noktalar üzerinde durulmalı…?

Bu kapsamdaki sorularımızı, sunduğu hizmetlerde teknolojik altyapı kullanan, bunun sağladığı esnekliği de kalitesine yansıtan, kendi bordro yazılımını gerçekleştirmiş tek outsourcing şirketi olan DATASSIST Bordro Servisi Genel Müdürü Ayşe N. Uça'ya sorduk.

İşte Uça'nın cevapları ve konuyla ilgili öngörüleri:

Şirketlerin, insan kaynakları süreçlerinde bilgi teknolojilerinden yararlanmaları neden önemlidir ya da önemli midir gerçekten?

Burada şirketin büyüklüğüne ve ve İnsan Kaynakları departmanlarının neyi hedeflediğine bakmak gerekir. Küçük boyutlu şirketlerin bu tür teknolojilere fazlası ile ihtiyacı olmayabilir.

Organizasyonlar büyüdükçe ve coğrafi sınırları zorladıkça teknolojiye olan talep artacak ve bir noktada yeknoloji vazgeçilmez olacaktır. Dünya çapında büyüklüğe erişen uluslarası şirketlerin, imkanları ve ihtiyaçları gereği teknolojiyi en etkin kullanan şirketler olarak görülüyor. 2004 yılında Hackett danışmanlık tarafından yapılan bir araştırmaya sonuçlarına gore; örneğin. dünya çapındaki şirketler, İK operasyonlarına, personel başına % 27 daha az zaman harcıyorlar. Daha ilginci ise şu; bunu %35 daha az personel ile yapıyorlar.

Dünyanın öteki ucunda bir talimat veriyorsanız bunun doğru personele gittiğinden ve doğru uygulandığından emin olmalısınız.

Herhangi bir şirketin bilgi teknolojisi kullanımına geçmeyi düşünmesi durumunda ilk yapması gereken şey ne olmalıdır?

Hedef belirlemesi gerekiyor öncelikle. Neyi hedefliyoruz? Her işte olduğu gibi önce büyük hedefi çizmek, sonra küçük adımlarla belirlemek. Burada şöyle bir açmazla karşılaşılıyor çoğu zaman; hedefler çok büyük oluyor ve komple sistemler üzerinde konuşuluyor. Bu durumda ya şirket içi yazılımlar konuşuluyor ya da çok büyük sistemler üzerine duruluyor. Sonuç çoğunlukla hüsran olabiliyor. Oysa büyük hedefi gözden kaçırmadan küçük adımlarla ilerlemek gerekli. Sonra kaynakları gözden geçirmek gerekli. Çok büyük sistemler sonuçta şirket içinde hem altyapı bakımından, hem de insan kaynağı bakımından zorunluluklar getirmekte. Bu durumda en az bakım ve insan kaynağı gerektiren, makuliyet ölçüsünde şirket ihtiyaçlarına oranlı yatırımlar olmalı.

İnsan kaynakları dendiğinde sadece personel yönetimi gelirdi eskiden akla. Şimdi ise işe alımdan performans değerlendirmesine, ücretlendirmeden eğitime uzanan çok geniş bir tanıma sahip insan kaynakları. Bu geniş yelpaze içinde teknolojiden yararlanmak, neyi nasıl değiştirebilir?

Öncelikle, İnsan kaynakları departmanı; işlemlerini doğru, zamanında ve az çaba harcayarak yapabilir. Birinci amaç budur. İşlemlerin kalitesini artırmak, personel memnuniyetini yukarıya taşımak. Bir takım self servis sistemlerle gereksiz tereddütleri, telefonları, mektuplaşmaları elektronik postaları en aza indirgemek. Mümkün olduğunca rutin ve katma değer yaratmayan işlerden uzaklaşmak. Örneğin biz şu anda elektonik imzalı ücret pusulası kullanmaya başlıyoruz 2008 itibari ile. Hem personel kendi bordrosunu internet üzerinden görüyor, yazıcıdan çıkış alıp saklayabiliyor, aynı zamanda ücret pusulasını gördüğüne dair bir elektronik kayıt bırakarak, yasal anlamda İş Kanunu 37. maddesinde ücret pusulasının personele verilme zorunluluğunu da karşılamış oluyor.

Tüm bunlar gerçekleşince insan kaynakları verilerinin karar mekanizması açısından kullanılması geliyor. İşte burada, daha önemli bir zeka devreye giriyor. Birbirine entegre sistemlerle bir tarafta öğrenilen bir bilgi, diğer tarafta kullanılabilir. Veya şirket dışındaki araştırma bilgileri şirket içindeki kaynaklarla entegre edilip yeni sentezlere ulaşılabilir. Bunlar karar mercilerine işlenmiş veri olarak verilebilir. Bu da insan kaynaklarının ulaşması gereken noktadır, diye düşünüyorum.

Son olarak, uzun yıllara dayanan danışmanlık ve outsorcing deneyimlerinizi düşünürsek, BT uygulamalarına geçiş için en etkin çözüm dışarıdan teknoloji satın almak mıdır, yoksa şirket bünyesinde böylesi bir yapılanmaya gitmek daha efektif olabilir mi?

Burada altın bir oran bulmak gerekiyor. En başındada bahsettiğim dünya çapında çalışan uluslarası kuruluşların orta ölçekli kurumlara göre % 35 daha az personelle, % 27 daha az zaman harcıyor olmasının nedeni de burada yatıyor. Bu başarılarında outsorcing anahtar kelime zaten.

• Hangi alanlarda, hangi şartlarla outsourcing yapmaları gerektiğini biliyorlar. Outsourcing'i seçilmiş bazı alanlarda kullanıyor, işin kalbini yine entegre sistemlerle kendilerinde tutuyorlar.

• Bir yandan teknloji ile karmaşıklığı azaltırken, emek yoğun ve uzmanlık gerektirten işleri outsorce ediyorlar.

• İyi servis seviyesi anlaşmaları ve doğru ölçümleme ile servis aldıkları şirketleri hem kolay, hem de etkin biçimde kontrol edebiliyorlar.

Örneğin; bordro işlemlerini her bir ülkede outsource ediyor, kontrolü bu outsorcing şirketlerini merkezi olarak denetleyerek ücret ödemelerindeki olası yolsuzluk ve yanlışlıkları önlüyor. Yasal sorumlulukları yasalardaki değişikliklerin kontrolü ve takibini bu firmalara yaptırıyorlar. Ama bu firmalara entegrasyonu, direkt olarak merkezi İK sistemlerinden yapıyor, ücret artışları, işe giriş çıkışlar ve tüm İK fonksiyonlarını kendi bünyelerinde bulunduruıyorlar. Aynı şekilde yine muhasebe sistemlerine entegrasyonla sonuçları kendi sistemlerinde görüyorlar. Bu sistem çok alışıldık bir sistem uluslarası şirketlerde.

Aynı şekilde yalnızca işe alım süreçlerini veya yalnızca personel seçiminde kişilik-yetenek teslerini outsorce edebilir ama diğer süreçleri kendi bünyesinde tutmak ister. Burada kilit nokta, birbirine kolayca entegre olabilecek sistemler kullanmaktan geçiyor.

Bunlar büyük şirketler bünyesinde yaşananlar. Peki, küçük veya orta ölçekli şirketler bu tür teknojilerden yararlanamazlar mı? Tabi ki yararlanabilirler. Günümüz web teknolojileri bunu fazlasıyla mümkün kılıyor.

Küçük şirketler, Uygulama Servis Sağlayıcı (Aplication Service Provider) mantığı ile web üzerinden kiralanabilen sistemleri, teknoloji yatırımı yapmadan, şirket bünyesinde uzman bilgi işlem personeli çalıştırmadan yapabilirler. Hiçbir yatırım yapılmadığından geri dönüşü çok kolay olan bu tür uygulamalar, bordro, işe alım, personel değerleme ve performans ölçümü gibi emek yoğun personel işlemlerinin web üzerinden yapılmasını olanaklı kılıyor. Veri güvenliği, hız ve güncelleme gibi konular tamamen datacentre mantığıyla çözümlendiğinden, şirket bünyesindeki sistemlerden daha güvenli ve kontrollü hale geliyor bu işlemler. Şirketinizin verileri sizleri kişisel olarak tanıyan ve duygusal bağların olduğu kişiler tarafından değil, sizleri fiziksel olarak hiç görmeyen ve servis kalitesi kanıtlanmış 7/24 çalışan datacenter'larda barınıyor.

Buradaki ana mantık şu; daha iyi yaptığınıza inandığınız işleri, ana faaliyet alanınız olan ve size rekabet avatajı yaratan işlemleri kendi bünyenizde tutun. Sizin ayağınızı bağlayan ve hızınızı kesen işlemleri dışarıdan servis olarak alın yani outrsource edin. Outsource ettiğiniz işleri kontrol edebilecek basit pratik ve otomatik ölçümlemeler geliştirin ve uygulamaya koyun. Bunu yaparkende teknolojiden fazlasıyla yararlanın ve birbiri ile konuşabilen sistemler ile teknolojiler seçerek bir tarafta yapılan işi, diğer tarafa aktarabilme ve değerlendirme, değer katarak kullanma yoluna gidin. Mümkün olduğunca rutin işler için otomasyon yaratacak sistemler kurarak, değerli vaktinizi, Türk insanının zekası ve becerikliliğini uluslararası rekabette kullanacak, bunların stratejilerini yaratacak yetenekleri bünyenize çekecek stratejiler geliştirmeye harcayın, diyorum.

Bu arada son olarak belirtmek istediğim birşey var; bundan sonraki yeni süreç 3G teknolojisine geçişten sonra mobil teknoloji ile entregrasyonlar olacak ki, burada mobil aletlerin kişisel ve kolay erişilebilirliği nedeniyle gelişmeler ve olanaklar web teknolojilerinden daha hızlı, daha etkili olacak.