1993 yılında kurulan Aktif Danışmanlık faaliyet alanı olarak yalnızca İnsan Kaynakları konusunda bilgisayar sistemleri geliştirmeyi seçmiş ve Türkiye'deki ilk İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi olan POLDY İnsan Kaynakları Yönetim Sistemini geliştirmiştir.Türkiye'de İnsan Kaynakları Yazılımı geliştiren lider firmalar arasında yer almaktadır.

POLDY İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi, ülkemiz şartlarına uygun geliştirilmesi, teknolojik yenilikleri kullanması nedeniyle sektörde yaygın kullanım alanına sahip.

İnsan kaynakları operasyonlarında teknoloji kullanımına ilişkin görüşlerini paylaşmasını Aktif Danışmanlık kurucu ortağı Kadri Demir' den rica ettik.

Hayatımızın her alanına girmiş durumda teknoloji (beşikten eşiğe kadar) Teknolojinin bu ölçüde iç içe girmiş olması yaşamla, onu kolaylaştırıyor mu, karmaşık bir hale mi sokuyor?

Mobil dünyanın hızla ilerlemesi, bununla beraber kullanılan teknolojiler, günlük hayatımızın vazgeçilmez araçları arasında yer almasını sağlamıştır. Düşününüz cep telefonu olmadan, e-mail olmadan bize ulaşmak isteyenler ile iletişim kurmamız nasıl olurdu ? Biz, aradığımız kişilere nasıl ulaşır idik !

Bununla beraber insanların bizimle hızlı iletişim kurması ve ulaşması bir yandan da özel hayatımız ile iş hayatımızın iç içe girmesine de kendiliğinden yol açtığını fark etmeden gözlemler hale geliyoruz. Örneğin; akşam yemeğinde aileniz ile birlikte evinizde veya dışarıda restorant'da  yemek esnasında işyerinizden bir telefon veya SMS alıyorsunuz. Böylece o anda kişiler sizin nerde olduğunuzu bilmeden size ulaşıyor oluyorlar.

İş yapma biçimlerimizde artık teknoloji ile şekilleniyor. İnsan Kaynaklarında teknoloji kullanımı ne durumda ?

İş hayatında teknolojinin kullanımı ile birlikte bilginin hazırlanması, değerlendirilmesi ve raporlanması son derece hızlı yapılır hale gelmiştir. Örneğin çalışanlarınıza ait bordro hazırlama işlemini yapacaksınız; şirketiniz bir üretim şirketi ise personel devam kontrol sistemleri ile çalışanlarınızın işe giriş ve çıkışında okuttukları kartların oluşturdukları hareketleri kullanarak ay sonu bordrolarını çok kolay hazırlamakta ve devlete bildirimlerini e-bildirge yardımı ile on-line olarak yapabilmekteyiz. Teknolojinin yoğun kullanımı çalıştıracağımız eleman sayısını azaltırken, diğer bir yandan da kontrol sistemlerinin kurulmasını ve nitelikli eleman çalıştırma zorunluluğunu kendiliğinden getirmektedir. Aksi takdirde teknolojinin bize fayda sağlayacağını beklerken kontrol edemeyeceğimiz bir tehdit haline gelecektir.

Teknolojinin hemen her alanda olduğu üzere, insan kaynakları alanına da girmesi bağlamında; Türkiye bu gelişmelerin neresinde duruyor?

Uluslararası arenaya baktığımız zaman bir sürü firmalar görüyor ve firmaların dünyanın farklı yerlerde üretim yaptığını, diğer farklı ülkelerde satış yaptığını, üretimin hangi ülkede yapıldığının bir önemi olmadığını, üretilen ürünlerin uluslararası fiyatlar ile karlılığı maksimum seviyede tutmanın önemini görüyoruz.

Maksimum Kar

Uluslarası piyasada her bir ürünün yaklaşık bir piyasa fiyatı bulunmaktadır. Bu piyasalarda işlem yapabilmek için üretmiş olduğumuz ürünlerde uygulayacağımız satış fiyatlarının da uluslararası piyasa fiyatlarına yakın olması gerekmektedir. Acaba şu andaki satış fiyatlarımız bir tarafta dursun maliyetlerimiz bile piyasa fiyatlarının üstünde olduğunu ülke ortalaması olarak görmekteyiz. Bu şartlarda rekabet etmemiz ve yaptığımız işten kar etmemiz için maliyetlerimizi mümkün olduğu kadar düşürmek ve satış fiyatımızı da uluslararası piyasa fiyatları seviyesine getirmemiz gerekmektedir.

Yaptığımız maliyet düşürme hesaplarına ve yeni teknolojiyi kullanmamıza rağmen belli bir seviyeye kadar maliyetlerimizi düşürebiliriz. Fakat belli bir yerden sonra daha da maliyetlerimizin düşmediğini görmekteyiz. Yeni bulduğumuz maliyetlere göre tekrar uluslararası fiyatları karşılaştırdığımızda arada hala farklar olacaktır.

Şirketlerin personel uygulamalarında insan kaynakları departmanlarının çalışmaları stratejik bir öneme sahip;İnsan kaynakları operasyonlarında teknolojiden yararlanmak ne getirir/götürür sizce?

Bundan sonraki maliyet düşürme aşamasında insan kaynaklarının önemini görmeli ve iyi değerlendirmeliyiz. Elimizdeki insan kaynağının envanteri nedir? Bu kaynağı en iyi şekilde nasıl kullanabilirim hesabını yapmamız gerekmektedir. Aklımıza ilk önce elemanlarımı teknik işleri daha iyi yapabilmesi ve kişisel becerilerini arttırmak için eğitmek, motivasyonlarını arttırma yolları gelecektir. Doğrudur? Fakat doğru olmayan acaba bu yatırımı yaptığım kişi benim firmam için doğru insan mıdır sorusudur. Bu soruyu cevaplayabilmek için ilk önce firmamızın vizyonu ve hedefi nedir? sorusunun cevabını bulmamız gerekmektedir. Daha sonra bu vizyona sahip olmak ve hedefe ulaşmak için firmamızı konumlandırmamız gerekmektedir. Çıkan sonuca göre çalışan profilini ve aradığımız nitelikleri belirlemeliyiz. Buna göre de kadrolarımızı oluşturmamız doğru olanıdır. Kadroları oluştururken mümkün olduğu kadar içeriden, temin edemiyor isek dışarıdan tamamlama yöntemini kullanmalıyız.

Bizleri bekleyen bu yeni rekabet şartlarına karşı şimdiden firmamızı hazırlamamız gerekmektedir. Bu hazırlığı yaparken insan kaynağımızı ve yönetiminin ne kadar önemli olduğunu görmek zorundayız.

Neden teknolojik çözüm

İnsanların alışkanlıklarını, uygulana gelen iş yapma biçimlerini değiştirmek kolay olmasa gerek, şirketlere teknolojik insan kaynakları çözümleri sunan bir organizasyonun olası açmazlarını veya zorluklarını nasıl açıklarsınız?

İnsan kaynakları departmanları yapması gereken ana fonksiyonların yanında zaman alan fakat yapılması gereken evrak ve kırtasiye işleri ile yoğun olarak uğraşmaktadır.

Bu durumda bir sistem kurulması gerekmektedir. Bu sistem organizasyonu içinde bulundurmalıdır. İnsan kaynakları ile ilgili şirket içindeki bilgileri tek bir havuzda toplamalı ve gerektiğinde ilgili kişilere sunmalıdır. Evrak ve kırtasiye yoğunluğunu minimuma indirilmelidir.

Sistemlerin günümüzdeki yapısına bakarsak farklı teknik alt yapılar görmekteyiz. Bunlar;

• Bağımsız tek bir bilgisayar üzerinde çalışma

• Network üzerinde çok kullanıcılı olarak çalışma

• Dağıtık yapılarda istemci/sunucu olarak çalışma

• Internet/Intranet üzerinde çalışma

Özellikle teknolojinin gelişmesi ile birlikte mobil kullanım en yakın zaman içerisinde tüm iş yapış şekillerimizi tamamen değiştirecek ve bilgiye anında erişmenin gücü ciddi karar verme mekanizması olacaktır. Diğer bir deyişle sisteme evinizden olsun, arabanızda giderken veya seyahate gitmiş olduğunuz herhangi bir yerde şirketinizdeki kayıtlara yetkiniz dahilinde erişecek ve kullanabileceksiniz.